Berikut ini akan penulis uraikan tugas dan tanggung jawab, serta wewenang bagian-bagian penting dalam struktur organisasi PT. Astra International Tbk. Toyota Sales Operation cabang Bogor Siliwangi :
1. Kepala Cabang (Branch Head)
Tugas dan Tanggung jawab :
- Melakukan kegiatan pengelolaan cabang dibidang penjualan, administrasi, servis serta mengoptimalkan sumber daya yang ada dalam usaha pencapaian target.
- Meningkatkan produktivitas/performance cabang serta kepuasan pelanggan.
3. Membuat perencanaan strategis, policy, arah dan target cabang sesuai dengan guide line dari Pusat.
Wewenang :
- Memberikan diskon dan komisi sesuai dengan regulasi yang ada.
- Melakukan pembatalan SPK (Surat Pemesanan Kendaraan).
- Menetapkan kebijakan tata tertib cabang yang sesuai dengan kondisi cabang.
- Menegur, mengarahkan, memberikan reward and punishment kepada karyawan bawahannya.
- Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau PHK karyawan bawahannya.
2. Kepala Bengkel (Workshop Head)
Tugas dan Tanggung jawab :
- Mengelola seluruh kegiatan bengkel dalam rangka meningkatkan mutu dan kecepatan pelayanan melalui SOP yang berlaku serta menginformasikan kompetensi jajaran personel bengkel dalam usaha pencapaian target untuk meningkatkan produktibitas dan pencapaian performance bengkel serta kepuasan pelanggan.
- Membuat perencanaan dan memastikan pencapaian revenue workshop, Unit Entry and Car Return sesuai standar yg ditetapkan.
3. Menjaga dan meningkatkan mutu pelayanan bengkel (dan performance jajaran personel bengkel).
4. Mengontrol stock gudang bengkel (parts) sesuai dengan target service rate.
- Pembinaan dan pengembangan personel bengkel.
- Mengevaluasi pelaksanaan sistem dan prosedur bengkel.
- Memantau pengelolaan limbah padat, cair, & gas di bengkel
Wewenang :
1. Memutuskan pemberian/penolakan diskon untuk customer/Perjanjian Kerja Sama sesuai Standard Operating Procedure(SOP).
2. Menentukan penggunaan kendaraan operasional servis cabang (Home Service).
3. Menegur, mengarahkan dan memberikan reward and punishment kepada karyawan bawahannya.
4. Mengusulkan promosi, transfer, demosi, training atau melakukan PHK karyawan bawahannya.
3. Instruktur Servis (Service Instructor)
Tugas dan Tanggung jawab :
- Mengembangkan technical skill dari mekanik, foreman dan Service Advisor melalui pelaksanaan training di bengkel sesuai dengan perencanaan dan kebutuhan yang ada untuk meningkatkan mutu pelayanan bengkel.
2. Menganalisa dan Mengontrol kebutuhan equipment, tools, dan SST
3. Membantu personel bengkel dalam menangani masalah di bengkel
4. Menganalisa pekerjaan Job Return
5. Membantu kepala bengkel dalam hal EHS
6. Menghitung insentif man power bengkel
Wewenang :
1. Membuat jadwal dan mengadakan training di Bengkel
2. Merencanakan dan mengirim Mekanik, Foreman dan SA untuk training ke kantor pusat / TAM berdasarkan koordinasi dengan kantor pusat
3. Mengusulkan penambahan, perbaikan peralatan bengkel.
4. Service Advisor
Tugas dan Tanggung jawab :
- Bertanggung jawab melayani kebutuhan pelanggan yang datang dan keluar bengkel dengan mendengarkan, menganalisa, dan menjelaskan tentang kerusakan kendaraan, membuat PKB dan estimasi waktu serta biaya untuk mencapai kepuasan pelanggan, serta menjaga kerapian data-data kendaraan pelanggan.
- Melayani pelanggan, yaitu menganalisa kerusakan dan memeriksa kendaraan, serta menjelaskan hasil pemeriksaan padapelanggan.
- Memasukkan data keluhan pelanggan mengenai kondisi kendaraan pelanggan ke komputer.
- Membuat Perintah Kerja Bengkel ( PKB ).
- Membuat penawaran dari pekerjaan perbaikan kendaraan atau estimasi biaya dan waktu perbaikan pada pelanggan.
- Menginformasikan pekerjaan tambahan (bila ada) kepada pelanggan beserta estimasi biaya dan waktu tambahan yang diperlukan.
- Memeriksa kendaraan yang telah diperbaiki, apakah sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel ( PKB ).
- Melakukan test drive dan memeriksa keberadaan parts bekas di dalam kendaraan.
- Menyerahkan kembali kendaraan pada pelanggan dalam keadaan bersih berikut parts bekas sesuai dengan Form Pemeriksaan Kendaraan ( FPK ).
- Melakukan follow up ke pelanggan setelah 2-3 hari kendaraan diperbaiki di bengkel.
- Mengingatkan pelanggan untuk melakukan perawatan berkala berikutnya pada saat selesai perawatan / perbaikan.
- Mengisi data ‘account number’ untuk setiap perawatan yang telah selesai dikerjakan yang dipakai sebagai dasar perhitungan biaya perawatan.
Wewenang :
Melakukan estimasi biaya perbaikan dan waktu perbaikan.
Menentukan harga dan memberikan diskon pada customer untuk perbaikan kendaraan sesuai standar yang ditetapkan.
Memutuskan kendaraan boleh keluar atau tidak setelah diperbaiki.
5. Koordinator THS (THS Coordinator)
Tugas dan Tanggung jawab :
- Menerima telepon atau panggilan dari Pelanggan untuk melakukan servis kendaraan.
- Melakukan pencatatan data Pelanggan dan keluhan yang ada pada Sistem.
- Mendistribusikan pekerjaan kepada mekanik THS melalui radio panggil/alat komunikasi.
- Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik THS, dengan menjelaskan cara “ Trouble Shooting “.
- Mendukung mekanik THS dalam penyedian suku cadang dan penyediaan tools.
- Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi, untuk diserahkan pada atasan.
- Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan Perintah Kerja Bengkel (PKB) via follow up ke Pelanggan.
- Mengecek ulang notifikasi untuk memastikan pekerjaan.
- Memperbaharui notifikasi untuk memonitor pekerjaan.
- Mengecek ulang Service Order.
- Melakukan pencatatan Penagihan Dan Pembayaran pada Sistem.
- Mencetak Faktur yang akan dikirim oleh mekanik.
- Melakukan pengumpulan kepada pelanggan lewat telepon dan “follow up”
- Mengatur mekanik THS.
- Monitoring performance THS yang dikelola (Unit Entry, Revenue, Jumlah Mekanik THS).
- Menerima pembayaran dari mekanik THS sesuai dengan laporan.
- Menyerahkan hasil pembayaran ke kasir.
Wewenang :
1. Mendistribusikan pekerjaan pada mekanik THS.
2. Mengusulkan training bagi mekanik THS.
6. Partman
Tugas dan Tanggung jawab :
1. Melakukan order parts ke Sub Depo atau TAM, baik untuk keperluan gudang parts maupun parts pesanan Indirect.
2. Melakukan follow-up atas order yang telah dibuat sehingga dapat memberikan informasi yang akurat terhadap parts pesanan next internal customer.
3. Mencatat order atau permintaan yang tidak dapat dipenuhi, dan melakukan follow-up kepada next internal customer atas kondisi order tersebut.
4. Menerima dan memeriksa parts yang datang sesuai dengan kondisi fisik dan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.
5. Menginformasikan kepada next internal customer apabila parts yang dipesan telah tersedia.
6. Menyimpan parts untuk stock sesuai dengan lokasi yang telah ditetapkan, membuat lokasi baru untuk parts baru dan menyimpan parts pesanan indirect di intransit area.
7. Memelihara dan menjaga kondisi fisik stock parts dan menjaga kebersihan lokasi dan ruang yang ada di gudang.
8. Mengatur lay out gudang agar menjadi efektif dan efisien.
9. Melakukan evaluasi terhadap lokasi dan penempatan parts di gudang, evaluasi parameter-parameter dan update terhadap data-data inventory yang berhubungan dengan standar pengelolaan Toyota parts.
10. Mengelola stock sesuai standar-standar dan target inventory yang telah ditetapkan.
11. Memberikan informasi-informasi yang diperlukan oleh next internal customer dalam bidang parts, seperti informasi harga, stock, kondisi order dan kedatangan parts pesanan.
12. Membuat, melakukan register, filing dan menyimpan dokumen-dokumen order, penerimaan, pengeluaran, claim, transfer, berita acara dan laporan-laporan yang berhubungan dengan bidang kerjanya.
13. Memberikan saran, usulan dan berkonsultasi dengan kepala bengkel dalam mencari solusi terhadap masalah parts.
14. Melakukan sampling stock opname secara rutin.
15. Membuat retur dan claim bagi parts yang rusak atau kurang dalam penerimaan dari TAM atau Sub Depo.
16. Melakukan transfer parts antar cabang apabila dibutuhkan.
Wewenang :
1. Melakukan order ke TAM atau Sub Depo sesuai permintaan.
2. Melakukan pemesanan untuk item-item stock baru, berdasarkan analisa demand.
3. Mengusulkan pembelian parts lokal, jika tidak tersedia di gudang/Depo.
7. Gudang Bahan
Tugas dan Tanggung jawab :
1. Menjaga ketersediaan bahan, material dan oli yang dibutuhkan mekanik.
2. Memberikan bahan, material dan lain-lain kepada mekanik sesuai dengan permintaan yang tertulis di Perintah Kerja Bengkel (PKB).
3. Membuat permintaan pembelian bahan dan lain-lain yang dibutuhkan bengkel.
4. Menerima kiriman bahan dan lain-lain dari supplier dan menyimpannya di gudang bahan.
5. Memproses Order Pembelian Bahan (OPB), Surat Penerimaan Gudang (SPG) dan Bukti Pencatatan Hutang (BPH).
6. Membuat Memo Expenses untuk bahan yang dipakai bengkel.
7. Memelihara dan menjaga kebersihan tempat dan area kerja (5R).
8. Administrasi Servis (Service Administration)
Tugas dan Tanggung jawab :
- Mencetak kontrak kerja untuk Perjanjian Kerja Sama (PKS) sesuai dengan kesepakatan yang telah disetujui Workshop Head.
- Memonitor batas waktu pembayaran dan dokumen-dokumen pendukungnya.
- Melakukan administrasi Account Receivables (AR).
- Melakukan kegiatan administrasi masalah perpajakan.
- Membantu melengkapi data yang dibutuhkan untuk pengiriman unit.
9. Administration Billing Unit
Tugas dan Tanggung jawab :
1. Menerima PKB yang telah selesai diproses oleh bengkel.
2. Melakukan pekerjaan Billing dan Invoice dari PKB yang telah dinyatakan selesai oleh Service Advisor.
3. Membuat registrasi Kuitansi Manual THS.
4. Mendistribusikan Kuitansi THS yang selesai (asli/sistem) kepada pelanggan sebagai pengganti Kuitansi Manual THS.
5. Melakukan monitoring terhadap PKB yang belum selesai (WIP).
6. Membuat dan mengembangkan Filing System dan regristrasi copy kuitansi, OPL, dan lain-lain.
7. Membuat laporan mingguan dan bulanan WIP, Faktur Pajak, Memo Pembebanan dan lain-lain.
10. Memelihara dan menjaga kebersihan tempat dan area kerja (5R).
10. Mekanik THS
Tugas dan Tanggung jawab :
- Menjaga dan merawat kebersihan kendaraan THS beserta perlengkapannya (Part, Equipment, PKB manual, Hand tool set).
- Memahami dan melaksanakan tugas pengerjaan kendaraan dirumah pelanggan sesuai perintah dari Koordinator THS.
- Menemui pelanggan dengan ramah, sopan, dan kekeluargaan.
- Mendengarkan keluhan pelanggan dengan melakukan pertanyaan 5W2H.
- Melakukan diagnosa pada kendaraan pelanggan.
- Menyarankan pelanggan untuk melaksanakan perbaikan kendaraan sesuai keluhan, dan mendapat persetujuan pelanggan bila mungkin melaksanakan perawatan berkala.
- Melakukan pekerjaan yang telah disetujui pelanggan.
- Menjaga kualitas pekerjaan dan pelayanan
- Melaksanakan BST.
- Menjaga kebersihan dan keamanan kendaraan pelanggan.
- Mencatat semua pengeluaran Spare part dan Bahan yang telah digunakan dan dikeluarkan dari Gudang THS beserta nomor Part dan nomor Bahan.
- Memberikan Angket THS kepada pelanggan untuk penilaian Kualitas kerja yang telah dilakukan .
- Melaksanakan final check pada kendaraan yang telah selesai dikerjakan.
- Membuat Kuitansi Manual sesuai dengan pekerjaan yang telah dilakukan.
- Menjelaskan secara rinci tentang pekerjaan dan kaitannya dengan keluhan, serta komponen yang diganti.
- Menerima pembayaran dari Pelanggan, dan mengambil Angket THS.
- Menyampaikan rasa terima kasih dan memastikan kepada pelanggan bahwa kendaraannya telah selesai dikerjakan.
- Memberikan kartu nama dan meminta ijin untuk pamit.
- Memberikan laporan singkat kepada Koordinator THS.
- Menyerahkan Uang beserta copy Kuitansi manual ke kasir.
- Menyerahkan PKB manual, Kuitansi manual, kepada koordinator THS.
- Memproses pengambilan Spare part dan Bahan yang telah digunakan untuk dikembalikan ke mobil THS.
- Mengecek ulang kelengkapan kendaraan THS.
11. Kepala Regu (Foreman)
Tugas dan Tanggung jawab :
1. Mengembangkan Menganalisa PKB dari Service Advisor untuk mendistribusikan job kepada mekanik.
2. Mengawasi kerja mekanik sesuai PKB dan flate rate yang ditetapkan.
3. Membantu menyelesaikan persoalan yang dihadapi mekanik, dengan menjelaskan cara “ Trouble Shooting “.
4. Mendukung mekanik dalam penyedian suku cadang dan penyediaan tools.
5. Membuat laporan berkala mengenai job return, problem yang dihadapi untuk diserahkan pada atasan.
6. Memeriksa hasil kerja mekanik sesuai dengan PKB.
7. Menjelaskan pada pelanggan tentang kondisi kendaraan yang sedang diperbaiki.
8. Melakukan test drive terhadap kendaran yang telah selesai diperbaiki.
Wewenang :
1. Membuat Mendistribusikan pekerjaan pada mekanik.
2. Menolak / menerima usulan penggantian parts setelah dikonfirmasikan ke Service Advisor.
3. Mengusulkan training bagi mekanik.
4. Memberhentikan untuk sementara unit yang sedang ditangani mekanik, jika terjadi kerusakan lain yang tidak ada dalam PKB, dimana memerlukan parts yang tidak tersedia di gudang.
12. Mekanik
Tugas dan Tanggung jawab :
1. Mengerjakan perbaikan / perawatan kendaraan sesuai perintah yang ada pada PKB, sesuai dengan standar pengerjaan danstandar K3 yang berlaku.
2. Mencatat pekerjaan yang dilakukan di kolom PKB dan mencatat waktu kerja (waktu mulai dan waktu penyelesaian pekerjaan) pada kertas kerja atau Check sheet yang berlaku untuk menentukan flate rate.
3. Menginformasikan kerusakan yang ditemukan diluar PKB pada Foreman / Karu untuk ditindak lanjuti.
4. Memeriksa ulang hasil kerjanya dan menyerahkan PKB yang telah diisi kepada Kepala Regu / Foreman untuk diperiksa.
5. Memelihara (menjaga kebersihan dan kelengkapan) peralatan kerja, menjaga kerapian dan kebersihan tempat kerjanya.
